INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER – PERSONALHUSET STAFFING GROUP AB

 

1. VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

  1. För att kunna uppfylla anställningsavtalet (”Avtalet”) mellan dig och Personalhuset Staffing Group AB, org. nr 556970-2540 (”Bolaget”) behöver Bolaget behandla personlig information om dig, dvs. information som direkt eller indirekt kan hänföras till dig. Du är inte skyldig att lämna ut personlig information till Bolaget, men för det fall Bolaget inte förses med all efterfrågad information finns risk att vi inte t.ex. kan betala ut lön och upprätthålla en god arbetsmiljö.

  2. Denna information om behandling av personuppgifter (”Informationen”) är tänkt att informera dig om vilken personlig information som Bolaget samlar in och behandlar om dig, hur den behandlas, ändamålet med behandlingen, vilken laglig grund behandlingen sker på, vilka som får ta del av informationen och vilka rättigheter du har med anledning av behandlingen. Du får också reda på vilka åtgärder vi vidtar för att skydda dina personuppgifter och hur du kontaktar oss om du har några frågor om vår hantering av dina personuppgifter.

2. VEM ÄR ANSVARIG?

Bolaget är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter som Bolaget samlar in och behandlar om dig inom ramen för Avtalet. Det innebär att det är Bolaget som bestämmer över behandlingen av dina personuppgifter. Kontaktuppgifter till Bolaget finner du under punkten 11 nedan. 

3. VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN OCH VARFÖR?

Den information som samlas in och behandlas om dig inom ramen för Avtalet omfattar bland annat sådan information som du själv lämnar till Bolaget i samband med anställningens ingående och sådan information som kommer fram under anställningen såsom under utvecklingssamtal, hälsoundersökningar etc. Sådan personlig information innefattar bland annat:

  • namn, personnummer, adress, personlig mailadress, kön och bankuppgifter,information om din kontaktperson,
  • information lämnad i CV och från referenser samt information från relevanta myndigheter och register,
  • i förekommande fall information om ditt medborgarskap och arbetstillstånd eller uppehållstillstånd,
  • befattning samt uppgifter om yrkesroll och kompetensområde, utbildningar, kvalifikationer och tidigare erfarenheter och anställningar,
  • anställningsform och anställningsvillkor,
  • uppgifter om arbetad tid, frånvaro, lön, semester, försäkringar, pension och andra förmåner,
  • facktillhörighet vid behov, medlemskap i arbetslöshetskassa, ställning som facklig förtroendeman och skyddsombud,
  • information om sjukdom och hälsotillstånd, dina egna intyg, läkarintyg och utredningar, sjuklön samt information som rör rehabilitering,
  • information angående din arbetsprestation och arbetsutvärdering,
  • information om annan frånvaro än på grund av sjukdom,
  • anställnings start- och slutdag,
  • i förekommande fall uppdrag som du bemannat och tidsperiod för dessa,
  • i förekommande fall fotografi på dig,
  • utredningar och disciplinära åtgärder såsom erinringar och varningar, samt
  • annan liknande personlig information om dig som Bolaget får del av inom ramen för din anställning hos Bolaget.

(sammantaget härefter ”Personuppgifter”).

 

4. VAD HAR VI FÖR GRUND ATT BEHANDLA DINA PERSONUPPGIFTER?

Bolaget har olika grund för att behandla dina personuppgifter. Vissa gånger kan samma personuppgifter behövas för olika ändamål.

Avtalets fullgörande

Personuppgifter såsom namn, personnummer, adress, bankkontouppgifter, yrkesroll, kompetensområde, utbildningar, kvalifikationer, erfarenhet, lön, arbetad tid, frånvaro, semester, försäkringar, pension, andra förmåner, anställningens start- och slutdag, arbetsprestation etc. kommer att behandlas av Bolaget för att kunna ingå och uppfylla Bolagets och dina åtaganden enligt Avtalet såsom att:

  • betala ut lön och andra ersättningar samt tillse att du får ta del av dina anställningsförmåner så som exempelvis semesterersättning, friskvårdsbidrag etc.,
  • fastställa dina förmåner,
  • upprätthålla ditt försäkringsskydd med avseende på bland annat pension, reseförsäkring, TFA och TGL,
  • resursplanering i verksamheten,
  • presentera förslag på bemanning för våra kunder och potentiella kunder, samt
  • genomföra lönerevision.

Rättslig förpliktelse och kollektivavtal

Personuppgifter såsom namn, personnummer, kön, löneuppgifter, anställningens start- och slutdag, anställningsform, anställningsvillkor, uppgifter om arbetad tid, frånvaro, lön, semester, försäkringar, pension och andra förmåner, information om medborgarskap, uppehållstillstånd eller arbetstillstånd, utbildningar, kvalifikationer, tidigare erfarenhet och tidigare anställningar, prestation och arbetsutvärdering, information om ställning som skyddsombud och/eller facklig förtroendeman, erinringar, varningar, frånvarokvoter etc. kommer att behandlas för att Bolaget ska kunna uppfylla de krav som ställs på Bolaget i tillämplig lagstiftning och kollektivavtal som till exempel att:

  • avgöra om förutsättningar för anställning är uppfyllda,
  • förse Skatteverket med kontroll- och löneuppgifter m.m.,
  • förse Bolagets revisor med löneuppgifter m.m.,
  • genomföra lönekartläggning i enlighet med Diskrimineringslagen,
  • förse fackförbunden (ditt eget och/eller kollektivavtalsbärande fack) med information vi är förpliktigade att ge ut enligt Medbestämmandelagen och kollektivavtal,
  • uppfylla krav på förhandling,
  • följa lagen om anställningsskydd och kollektivavtal avseende exempelvis uppsägningar, avsked, uppsägningstid, omplacering och turordning,
  • utfärda arbetsintyg,
  • uppfylla åtagen i Arbetsmiljölagen och lagen om facklig förtroendeman på arbetsplatsen, samt
  • lagra uppgifterna för att uppfylla de krav som framgår av Bokföringslagen.

 

Intresseavvägning

Personuppgifterna såsom namn, mailadress, din kontaktperson, foton, internetlogg vid inloggning på Bolagets nätverk, utbildningar, kvalifikationer, tidigare erfarenhet och tidigare anställningar, prestation och arbetsutvärdering, uppdrag du bemannat och tidsperiod därför, fotografi på dig etc. kommer att behandlas av Bolaget baserat på att Bolaget efter genomförd avvägning kommit fram till att Bolagets intresse av att behandla Personuppgifterna väger tyngre än ditt intresse av att Personuppgifterna inte behandlas för ändamålet. Detta baserat på att Bolaget behöver behandla sådana Personuppgifter för att bland annat:

  • utföra personaladministration,
  • marknadsföra bolaget som arbetsgivare,
  • boka resor och logi,
  • kontakta din kontaktperson i frågor som rör dig, exempelvis vid olycksfall, sjukdom och frånvaro,
  • informera dig som anställd om nyheter i företaget och våra uppdrag,
  • publicering på vår hemsida och andra marknadsföringsändamål,
  • övervaka att Internetpolicyn följs samt vid misstanke om överträdelse av företagshemlighetslagen, lojalitetsplikten eller annan misskötsamhet,
  • effektivisera och förbättra vår verksamhet och för din egen kompetensutveckling och erbjuda dig kompetensutveckling,
  • bevara vår bemanningshistorik för att även på lång sikt kunna identifiera dig och dina uppdrag hos oss, samt
  • marknadsföra våra tjänster och ange dina kontaktuppgifter.

Skyldigheter inom arbetsrätten

Personuppgifter som är att se som extra känsliga såsom information om sjukdom du kan ha drabbats av, läkarintyg, egna intyg, information om faktiskt hälsotillstånd, information från utvecklingssamtal och medarbetarundersökningar hur du upplever din fysiska och psykiska hälsa på arbetsplatsen, medicinsk information, information om hur ofta du varit frånvarande på grund av sjukdom och facktillhörighet etc. kan komma att behandlas av Bolaget för att Bolaget ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina rättigheter inom arbetsrätten såsom att:

  • förse Försäkringskassan och vår pensionsmäklare med information i samband med sjukdom, graviditet samt vård av sjukt barn (när ditt barn är sjukt innebär det därmed att vi kommer behandla information om ditt barns sjukdom),
  • uppfylla rehabiliteringsansvar,
  • kartlägga arbetsmiljön och eventuella risker och vidta förbättringsåtgärder (inom bland annat ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet), samt
  • uppfylla skyldigheter gentemot fackföreningar i enlighet med kollektivavtal och Medbestämmandelagen, i samband med bland annat omorganisationer, disciplinära åtgärder, omplaceringar och uppsägningar.

 

5. BEHANDLING AV PERSONNUMMER

I den mån vi behandlar personnummer utan ditt samtycke kommer detta endast att ske när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

 

6. YTTERLIGARE BEHANDLING OCH INSAMLING AV SAMTYCKE

För det fall Bolaget behöver behandla Personuppgifterna för något annat ändamål än vad som anges ovan, kommer Bolaget att informera dig om detta genom att uppdatera denna Information.

Om Bolaget t.ex. skulle komma att behandla Personuppgifterna för något ändamål som enligt tillämplig lagstiftning kräver ditt samtycke, kommer Bolaget även att inhämta ditt samtycke innan sådan behandling påbörjas. Samtycke till sådan behandling är helt frivillig och du har alltid möjlighet att när som helst återkalla givet samtycke. Mer information om samtycket, återkallandet därav och dina rättigheter i samband därmed ges i relevant samtyckeshandling.

 

7. VEM KAN KOMMA ATT TA EMOT DINA PERSONUPPGIFTER?

 

7.1  Bolaget kommer att lämna ut sådana Personuppgifter till parter som inte är Bolaget (tredje part) som Bolaget enligt lag är skyldig att lämna ut uppgifter till. Sådan utlämning kommer bland annat att ske till myndigheter så som Skatteverket, Försäkringskassan etc.

7.2  Bolaget kommer även att lämna ut sådan information till tredje part som är nödvändig för att uppfylla Avtalet såsom för att ingå och upprätthålla försäkringar och pension, för personal- och löneadministration, men även till leverantörer, befintliga och potentiella kunder och samarbetspartners mot vilka du ska agera kontaktperson och fakturamottagare, befintliga och potentiella kunder som du ska/kan komma att utföra arbete för samt researrangörer för att boka logi och resor.

7.3  Bolaget kommer även att lämna ut dina personuppgifter till som erbjuder lagringstjänster, mailtjänster, bokföringstjänster, marknadstjänster etc. samt till leverantörer av IT-säkerhet när detta är nödvändigt enligt lag för att skydda dig eller våra kunder och samarbetspartners eller för att skydda våra tjänster.

7.4  Utöver vad som har angetts ovan kan Bolaget komma att lämna ut Personuppgifter till tredje part för att exempelvis följa ett domstolsbeslut/myndighetsbeslut eller andra legala skyldigheter, samt för att skydda rättigheter, egendom eller för att värna om säkerheten för Bolaget samt dess koncernbolag eller annan.

7.5 De flesta av de tredje parter som vi delar personuppgifter med enligt ovan utgör i förhållande till oss s.k. personuppgiftsbiträden. Dessa får bara behandla de överförda uppgifterna för vår räkning och i enlighet med våra uttryckliga instruktioner. Vi överför bara dina personuppgifter till sådana personuppgiftsbiträden för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in uppgifter. Vi säkerställer genom skriftliga avtal med personuppgiftsbiträdena att de åtar sig att följa våra säkerhetskrav och begränsningar samt krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

7.6 I vissa situationer kan dock myndigheter och vissa av de företag som vi överför personuppgifter till enligt ovan vara självständigt personuppgiftsansvariga för de överförda personuppgifterna. När dina personuppgifter överförs till någon som är självständigt personuppgiftsansvarig styr vi inte över hur uppgifterna sedan behandlas, utan ansvaret för detta faller på den myndighet eller det företag som överföringen skett till, innebärande bl.a. att den myndigheten eller det företaget är skyldigt att informera dig om dess behandling av dina personuppgifter och att säkerställa att behandlingen är laglig.

7.7  Bolaget kommer alltid att sträva efter att begränsa tillgång till Personuppgifter som lämnas ut till tredje part så att vi endast delar information som skäligen behövs för att mottagarna ska kunna göra sitt arbete eller tillhandahålla sina tjänster. Bolaget kommer även kräva av mottagare av Personuppgifter att de (i) skyddar dina Personuppgifter i enlighet med denna Information och tillämplig lag, samt (ii) inte använder eller avslöjar dina Personuppgifter i något annat syfte än det syfte de lämnats ut för.

 

8. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifterna kommer att behandlas och lagras av Bolaget under den period som krävs för att uppfylla de ändamål som angetts i punkten 4 ovan. Därefter kommer Personuppgifterna att raderas. Vid fastställande av den period under vilken dina Personuppgifter kommer att lagras beaktar Bolaget särskilt de krav på lagringstider som följer av lag, preskriptionsfrister, myndigheters rekommendationer och branschpraxis. Ytterligare information om hur länge Bolaget behandlar specifika Personuppgifter framgår ur Bolagets arkiveringspolicy.

 

9. BEHANDLAS DINA PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES?

 

Bolaget behandlar inte på egen hand personuppgifter utanför EU eller EES, men kan komma att dela dina personuppgifter med personuppgiftsbiträden som antingen själva eller genom underleverantörer är etablerade eller lagrar information i ett land utanför EU eller EES. I sådana fall kommer vi att vidta alla rimliga legala, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att säkerställa at skyddsnivån för den behandlingen motsvarar den inom EU/EES. Bolaget kommer inte att överföra dina personuppgifter till en extern part utanför EU eller EES utan att innan överföringen sker ha ingått ett avtal, säkerställt att landet är godkänt av EU kommissionen eller att den externa parten är certifierad under Privacy Shield-principerna. Om du vill veta mer om vad som gäller vid överföring av personuppgifter till ett land utanför EU eller EES kan du läsa mer här.

 

10. VILKA ÄR DINA RÄTTIGHETER?

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra ändamål och du har rätt att kontrollera att så sker. Bolaget ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Bolaget kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Du som individ har ett antal rättigheter under gällande lag. Du har rätt att:

  • Få tillgång till dina personuppgifter.

Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt och senast inom 30 dagar från det att vi fick ditt meddelande om att få tillgång till uppgifterna lämna ut information om de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Informationen kommer då att lämnas i form av ett registerutdrag som anger vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål, var uppgifterna inhämtas från, vilka tredje parter som uppgifterna har överförts till samt hur länge uppgifterna kommer att lagras. Om din begäran görs i elektronisk form kommer informationen att tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om du inte begär något annat.

  • Kräva rättelse av dina personuppgifter.

Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt och senast inom 30 dagar från det att vi fick ditt meddelande om rättelse rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.

  • Kräva radering av dina personuppgifter.

Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt och senast inom 30 dagar från det att vi fick ditt meddelande om radering ta bort dina personuppgifter om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för.

Det kan finnas anledningar som gör att vi inte omedelbart kan och får radera dina personuppgifter. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål och informera dig om den lagliga grunden och relevanta ändamålet för fortsatt behandling.

  • Kräva begränsning av behandling.

Du har en rätt att få dina personuppgifter markerade så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse enligt ovan. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.

Bolaget kommer att underrätta dig om utredningen kommit fram till att behandlingen ska begränsas. Vi kommer att se till att nödvändiga rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter även görs av de bolag som Bolaget har lämnat ut dina personuppgifter till (se punkt 3 ovan).

  • Kräva dataportabilitet.

Du har en rätt att, under vissa förutsättningar, få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan av dig utpekad personuppgiftsansvarig.

  • Invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning.

Du kan invända mot att behandling sker om den baseras på en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen. Om så är fallet kommer vi att informera dig om skälen.

  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter och efterlevnad av lag till Datainspektionen.

Du har rätt att klaga på den behandling vi utför av dina personuppgifter till Datainspektionen (som kommer att byta namn till Integritetskyddsmyndigheten), om du tycker att vi bryter mot denna Information, inte uppfyller dina rättigheter eller på annat sätt agerar i strid mot gällande lag.

Om du vill använda någon av dina rättigheter ovan är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i punkt 12.

 

11. VAD GÖR VI FÖR ATT SKYDDA DINA PERSONUPPGIFTER?

11.1            Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Bolaget har därför infört de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Åtgärder som vidtagits är bland annat:

  • åtkomstbehörigheter till de system i vilka personuppgifterna lagras har begränsats till nivå enligt roll. Åtkomst tilldelas endast anställda och tjänsteleverantörer som behöver det för sina arbetsuppgifter där behörighet begränsats till uppgiften. Dessa är även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls,
  • anslutning har krypterats genom användandet av erkända och säkra krypteringsmetoder,
  • funktioner från äldre system har konsoliderats till nyare med högre säkerhetskrav,
  • antivirus och brandväggar används,
  • tydliga och för ändamålet anpassade policys och riktlinjer har införts och underhålls löpande,
  • leverantörer av system och tjänster har säkerhetsgranskas, och
  • våra system övervakas kontinuerligt för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

11.2            För känsliga personuppgifter så som uppgifter om medlemskap i fackförening och hälsouppgifter kommer Bolaget att vidta ytterligare säkerhetsåtgärder, bland annat:

  • strikta behörighetsbegränsningar
  • tydlig gallringsrutin

11.3            Även om vi iakttar försiktighetsåtgärder för dataskydd är inga säkerhetsåtgärder fullständigt säkra och vi kan därför inte hundraprocentigt garantera säkerheten för dina personuppgifter. Om vi skulle förlora kontrollen om dina personuppgifter som är av integritetskänslig karaktär, exempelvis personnummer, kommer vi att meddela dig omgående och senast inom 72 timmar från det att vi upptäckte incidenten.

 

12. KAN VI ÄNDRA DENNA INFORMATION?

 

Ibland kan vi komma att göra ändringar i denna Information. Om Bolaget uppdaterar Informationen kommer Bolaget att informera dig om väsentliga förändringar och tillhandahålla den uppdaterade versionen av Informationen.

 

13. HUR KOMMER DU I KONTAKT MED OSS?

I det fall att du har några frågor eller om något är oklart i denna Information, vänligen kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna nedan.

Personuppgiftsansvarig

Personalhuset Staffing Group AB,

org.nr. 556970-2540

Postadress

Storavarvsgatan 6 A

211 19 Malmö

Sverige

Telefon

040-601 13 00

E-post

dataskydd@personalhuset-sg.com